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8月3日,市中院党组书记、院长马泽波主持召开专题会议,研究部署“两超”档案清理和库藏档案数字化工作。党组成员、副院长马春梅,党组成员、政治部主任潘云,各审执业务部门、纪检监察、政治部、行装处、办公室等有关部门参加会议。

办公室在会上通报了“两超”档案清理和库藏档案数字化工作推进情况,汇报了继续抓好两项工作的具体思路和举措;各有关部门分析了工作中存在的问题及原因,并就合力做好相关工作提出了意见建议;党组成员、政治部主任潘云强调要通过完善相关考核考评制度,加强临聘人员管理,推动工作落实;党组成员、副院长马春梅从提高思想认识、把握时间要求、强化工作保障、加强书记员管理等方面对做好下一步工作提出了具体要求。

市中院党组书记、院长马泽波在会上指出,今年全市法院档案工作会议召开以来,院党组对“两超”清理和库藏档案数字化工作大力支持,相关各部门积极行动,采取了一系列措施并取得了阶段性成果。但同时也存在个别部门重视不够、行动迟缓、敷衍塞责等问题,以及新旧系统衔接不畅、工作保障不充分等实际困难。对此,相关院领导、部门负责人和具体责任人员必须引起高度重视,进一步增强责任感、紧迫感,采取更加有力的措施加以解决,努力提升工作质量和效率,确保工作目标如期完成。

马泽波院长强调要从以下四个方面扎实做好下一步各项工作:

一是充分认识做好档案工作的重要意义。人民法院诉讼档案是对审判、执行等活动的真实记录,也是开展申诉、复查等工作的基础。诉讼档案往往涉及到对当事人生命、自由、财产处分等重要信息,其重要性不言而喻。目前,我院还存在的大量“两超”档案,既反映出一些部门在管理方面存在的疏漏,也反映出个别干警责任意识不强等问题。大家对此必须引起高度重视,以推进“两超”档案清理和库藏档案数字化工作为契机,引导广大干警充分认识做好档案工作的意义,将抓档案管理摆在与抓执法办案同等重要的位置,稳步提升档案收集、整理、利用水平。

二是要切实解决“两超”档案清理存在的具体问题。档案管理部门与相关庭室要进一步细致梳理“两超”档案,尽全力对尚未清收到位的“两超”档案进行查找,凡是能够查找到的都必须在规定时间内全部移交到位;内容残缺的暂按现状进行移交,并由相关责任人作出说明;无法明确责任人的由政治部、纪检组监督移交。要严格把握时间节点要求, 8月底前完成所有清理、扫描和移交工作,确保按期进行集中装订。要加强协作配合,对工作遇到的困难、问题要及时向档案管理部门反映,档案管理部门也要加强对其他部门的督促、指导力度,群策群力共同做好工作。要强化工作保障,解决好扫描仪等设备不足的问题,确保工作顺利开展。

三是要进一步完善和落实档案管理制度。档案管理部门要以此次集中清理解决“两超”问题为契机,进一步完善档案管理制度,探索建立每年定期清理“两超”档案工作机制,进一步完善和落实人员调离、退休、辞职等档案清退制度,避免产生新的“两超”问题。要细化部门负责人、案件承办人和书记员在档案管理方面的责任清单,为逗硬考核、追责提供依据。要按照合同管理的思路,以部门负责人履行管理责任为抓手,加强对合同制书记员的管理,促使其认真做好归档等工作;要依规依纪依法严肃追究因严重不负责任而造成档案遗失、损毁的人员责任,促进档案工作规范化管理。

四是要稳步推进库藏档案数字化工作。要尽可能对全市法院档案数字化工作进行统筹安排,最大限度节约和利用相关资源。要按照载体材质、利用频率、年度分类、密级程度等对库藏档案进行合理分类,并根据资金争取情况分批次开展数字化工作。要尽快与具备相关资质的公司接洽,通过试加工等方式摸清诉讼档案数字化加工程序,制定科学合理的操作实施细则,为正式开展工作打下基础。要进一步加大争取财政支持的力度,推动所需经费纳入明年预算,确保有钱办事。